Достижение целей деятельности любой организации во многом обеспечивается реальной практикой управления на основе планирования.
Планирование — это процесс определения целей, задач и показателей деятельности организации на будущее, а также конкретных действий (мероприятий) и необходимых для их решения материальных и людских ресурсов.
По сути, планирование — это процесс выработки и принятия решения, позволяющего обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем. В узком смысле слова планирование сводится к работе по составлению специального документа — плана, определяющего конкретные действия по достижению поставленных целей в рамках предстоящего планового периода.
План работы — документ, определяющий содержание, объем, последовательность, сроки выполнения мероприятий и их исполнителей.
Система планирования включает различные виды:
1. С точки зрения уровня принятия решений:
- планы вышестоящих органов;
- планы собственной организации;
- планы структурных подразделений;
- индивидуальные планы сотрудников.
2. По направленности:
- тематические;
- комплексные (программные).
3. В зависимости от срока (длительность периода), на который они разрабатываются:
- перспективные (которые могут быть долгосрочными или стратегическими, среднесрочными и краткосрочными);
- текущие (на месяц, квартал, полугодие, год);
- оперативные (на неделю).
Планирование - является видом управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, ее подразделений, отделов, служб и работников.
Этапы планирования
При всем разнообразии видов планирования для процесса планирования характерны этапы. Обычно выделяют восемь этапов.
Этап 1. Формулировка целей. Чего именно вы (или ваша организация) хотите достичь? Это - самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?
Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?
Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?
Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план поставленные на 1 этапе задачи? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.
Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
Этап 8. Контроль. Производится контроль за выполнением плана, внесение изменений в случае необходимости.
Перспективное планирование
В соответствии с продолжительностью периодов, на которые составляются планы, различают долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование.
Долгосрочное планирование носит стратегический характер и составляет от 5 до 15 лет.
Среднесрочное (перспективное планирование) составляет от 1 до 5 лет.
Краткосрочное (текущее) планирование составляет 1 год.
Перспективный план развития разрабатывают для непрерывности в планировании и преемственности плановых заданий.
Вначале готовится проект плана. Для этого осуществляется анализ выполнения мероприятий за предыдущие периоды. На основе этих данных разрабатывается план с разбивкой на несколько лет на рассматриваемую перспективу. Также предполагается, какие ресурсы (оборудование, деньги, специалисты, технологии и т.д.) необходимо выделить для достижения цели и как они будут использованы.
Необходимо обратить внимание на то, что одним из главнейших элементов плана является указание на сроки выполнения каждого его пункта (сроки достижения целей).
Также рассчитывается планируемая прибыль и рентабельность, объемы выполненных работ и оказанных услуг. Оценивается их эффект.
На завершающем этапе разработки перспективного плана проводится составление финансового плана.
На основе перспективного плана может составляться план-сетка на каждый месяц, квартал или полугодие.
С помощью данного планирования происходит определение шагов, которые необходимо предпринять в будущем для достижения целей учреждения.
В жизни каждого человека очень много неожиданных и форс-мажорных ситуаций. Поэтому часто, даже если мы составляем план, у нас не получается дойти до цели (причины могут быть разные - то времени не хватает, то ресурсов). Для этого и существует перспективное планирование.